Cách Quản Lý Dữ Liệu Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

🤔 Có khi nào trong quá trình hỗ trợ khách hàng, bạn hoặc nhân viên khác phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như email cũ, tài liệu công ty hay thư mục chung?

🤔 Khi bạn chưa tìm thấy thông tin cần thiết, có phải bạn sẽ hỏi đồng nghiệp, mặc dù có thể làm gián đoạn công việc của đồng nghiệp?

🤔 Nhân viên mới có phải thu thập kiến thức từ nhiều nguồn khác nhau trước khi có thể hỗ trợ khách hàng, tốn rất nhiều thời gian nhưng chưa thể vào việc được ngay?

Trong hơn 2 năm phát triển Chative.IO, team nhận thấy rằng dữ liệu rời rạc thực sự là một trở ngại lớn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Thông tin doanh nghiệp nằm rải rác ở nhiều nơi, được lưu trữ trong nhiều tệp, file hay tài liệu của mỗi phòng ban khác nhau. Theo báo cáo của McKinsey Global Institute, nhân viên trung bình dành tới 35% thời gian làm việc trong tuần để tìm kiếm thông tin công ty. Vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày mà còn làm chậm quá trình đào tạo nhân viên mới.

Dữ liệu phân mảnh ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, kéo dài thời gian chờ đợi của khách hàng và giảm sự hài lòng. Dữ liệu không nhất quán và thông tin lỗi thời có thể dẫn đến sự không chính xác trong quá trình hỗ trợ khách hàng. Chính vì mục tiêu cung cấp các giải pháp mạnh mẽ cho doanh nghiệp, team thấu hiểu tầm quan trọng của việc triển khai một phương pháp quản lý dữ liệu hiệu quả. Đó là lý do team đã dành rất nhiều thời gian và công sức để phát triển tính năng Knowledge Base (Dữ liệu doanh nghiệp).

Tại sao doanh nghiệp cần Knowledge Base?

Knowledge Base đóng vai trò là nơi lưu trữ và tổ chức tất cả dữ liệu doanh nghiệp, cho phép nhân viên AI và các thành viên trong nhóm của bạn truy cập nhanh chóng và dễ dàng.

Với Knowledge Base, bạn không cần phải lục qua nhiều nguồn thông tin khác nhau. Thay vào đó, tất cả thông tin cần thiết được tập trung ở một địa điểm duy nhất, đảm bảo tính chính xác và nhất quán, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

Vậy làm thế nào để sử dụng Knowledge Base? Dưới đây là video demo để bạn có thể tham khảo:

Với Knowledge Base trở thành nguồn dữ liệu chính để bạn sử dụng hàng ngày, xuyên suốt quá trình mở rộng của doanh nghiệp, team thực sự muốn bạn cảm thấy thoải mái khi đọc thông tin và có động lực làm việc. Vì vậy, team đã nghiên cứu và tạo ra một giao diện dễ dùng và thân thiện như các phần mềm bạn đã quen sử dụng:

• Tạo các danh mục (category) và danh mục con (subcategory) để sắp xếp dữ liệu theo cách logic và gọn gàng nhất.
• Sao chép và dán dữ liệu dễ dàng từ các tài liệu khác hoặc chia sẻ thông tin giữa các phần khác nhau.
• Chọn định dạng tuỳ thích như in đậm, in nghiêng, gạch chân, heading, tạo danh sách. Giao diện hiển thị dữ liệu trực quan sẽ giúp bạn tập trung và nắm bắt nhanh thông tin bạn cần.
• Kéo thả, di chuyển lên/xuống, xóa các khối dữ liệu, linh hoạt tùy chỉnh bố cục trang và quyết định vị trí của thông tin quan trọng.
• Hỗ trợ file đa phương tiện như văn bản, hình ảnh, video, tệp đính kèm.

Giải pháp quản lý dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát dữ liệu quan trọng của mình. Knowledge Base càng đầy đủ thông tin thì nhân viên AI càng có nguồn kiến thức phong phú để phản hồi khách hàng đầy đủ, chi tiết nhất.

Nếu bạn chưa hình dung được thì team xin đề xuất một số thông tin cốt lõi có thể tích hợp vào Knowledge Base:

• Thông tin về công ty: sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp để giúp nhân viên mới hiểu rõ về doanh nghiệp và đảm bảo các thành viên hiện tại đồng thuận với tinh thần của công ty. Điều này giúp duy trì một hình ảnh thương hiệu nhất quán và tích cực.
• Chính sách khách hàng: các chính sách về việc trả hàng, đổi hàng và hoàn tiền để nhân viên có thể tự tin xử lý yêu cầu từ khách hàng mà không cần phải nhớ mọi chi tiết.
• Chính sách công ty: các điều khoản dịch vụ và chính sách bảo mật để đảm bảo rằng nhóm chăm sóc khách hàng không mắc sai sót trong việc thiết lập niềm tin với khách hàng.
• Tài liệu đào tạo: quy trình tiếp nhận nhân viên mới và thông tin về các nhân viên trong công ty để đảm bảo quá trình chuyển giao công việc mượt mà và dễ dàng liên hệ khi cần thiết.
• Các câu hỏi thường gặp FAQs: giúp nhân viên nắm bắt được các câu hỏi phổ biến từ khách hàng và có sẵn các câu trả lời chuẩn để dành thời gian tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
• Danh mục sản phẩm: thay vì phải nhớ từng chi tiết sản phẩm, nhân viên có sẵn danh sách sản phẩm trong quá trình hỗ trợ khách hàng để cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng và tăng cơ hội upsell khi khách hàng đang quan tâm.
• Khuyến mãi và chiến dịch: đảm bảo nhân viên luôn được cập nhật về các chiến lược tiếp thị, chương trình khuyến mãi và chiến dịch đang diễn ra để tối ưu hóa cơ hội bán hàng.

Đẩy mạnh hiệu quả công việc

Knowledge Base, quy trình tự động hoá và nhân viên sẽ là 3 yếu tố không thể thiếu để xây dựng một luồng công việc thực sự mạnh mẽ với chi phí thấp nhất.

• Nhân viên AI và thành viên trong nhóm học thông tin công ty từ Knowledge Base
• Xem thông tin khách hàng từ contact list
• Kết hợp mượt mà thông qua Smart Workflow

Tất cả tích hợp trong cùng một nền tảng Chative.IO.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện và có khả năng mở rộng, được hỗ trợ 24/7, Chative.IO là giải pháp dành cho bạn. Liên hệ với team sales để được tư vấn chuyên sâu, hoặc đăng ký trải nghiệm các tính năng mới nhất nhất của Chative.IO hoàn toàn miễn phí tới 30 ngày. Chúng tôi luôn trân trọng sự ủng hộ, feedback và gợi ý của bạn và mong muốn cùng đồng hành phát triển trong thời đại khó khăn hiện nay.