Tiết kiệm thời gian với Quy trình
Xin chào! Muốn tiết kiệm thời gian và làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn? Quy trình cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp lại, để bạn có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp và chăm sóc khách hàng. Không giỏi công nghệ? Đừng lo—hướng dẫn này được viết để đơn giản và rõ ràng, dành riêng cho bạn. Hãy bắt đầu!
Quy trình là gì?
Quy trình giống như một người bạn hỗ trợ: bạn thiết lập nó để xử lý các tác vụ tự động. Chọn một sự kiện bắt đầu (Bộ kích hoạt), thêm Điều kiện nếu cần, và chọn Hành động bạn muốn. Ví dụ: Khách hàng nhắn tin cho bạn? Quy trình trả lời ngay lập tức. Khách hàng đặt hàng? Quy trình gửi lời cảm ơn kèm mã giảm giá. Chỉ vậy thôi!
1. Kích hoạt
Bộ kích hoạt là sự kiện khởi động Quy trình của bạn. Chọn một cái phù hợp với nhu cầu của bạn:
| Danh mục Sự kiện | Liệt kê Sự kiện | Mô tả |
|---|---|---|
| Cuộc trò chuyện | ||
| Khi khách hàng gửi tin nhắn | Bắt đầu khi khách hàng gửi tin nhắn trong cuộc trò chuyện. | |
| Khi nhân viên gửi tin nhắn | Bắt đầu khi nhân viên gửi tin nhắn trong cuộc trò chuyện. | |
| Khi cuộc trò chuyện được phân công | Chạy khi cuộc trò chuyện được phân công cho một nhân viên. | |
| Khi cuộc trò chuyện được đóng | Bắt đầu khi cuộc trò chuyện được đóng. | |
| Khi khách hàng đang chờ phản hồi | Bắt đầu khi khách hàng đang chờ phản hồi từ nhân viên. | |
| Khi nhân viên đang chờ phản hồi | Chạy khi nhân viên đang chờ phản hồi từ khách hàng. | |
| Truy cập Website | ||
| Khi khách hàng quay lại website | Bắt đầu khi khách hàng truy cập lại website của bạn. | |
| Shopify | ||
| Khi khách hàng thêm sản phẩm vào giỏ hàng | Bắt đầu khi khách hàng thêm một mặt hàng vào giỏ hàng của họ. | |
| Khi khách hàng thanh toán giỏ hàng | Bắt đầu khi khách hàng hoàn tất quá trình thanh toán. | |
| Khi khách hàng đặt hàng | Chạy khi khách hàng đặt hàng thành công. | |
| AI Agent | ||
| Khi khách hàng yêu cầu AI Agent kết nối họ với người thật | Bắt đầu khi khách hàng yêu cầu chuyển từ AI sang nhân viên con người. |
2. Chờ (tùy chọn) - Tạm dừng trước khi kiểm tra điều kiện
Thêm bước Chờ nếu bạn muốn tạm dừng sau Bộ kích hoạt để kiểm tra Điều kiện vào đúng thời điểm:
- Thời gian chờ: Đặt thời gian chờ—chọn phút, giờ, hoặc ngày—trước khi đánh giá Điều kiện.
Ví dụ: Nếu khách hàng thêm thứ gì đó vào giỏ hàng nhưng không thanh toán, đặt "Chờ 30 phút" để kiểm tra xem họ đã hoàn tất mua hàng chưa trước khi tiếp tục.
3. Điều kiện - Khi nào thực hiện hành động
Điều kiện hoạt động như bộ lọc để quyết định xem Quy trình của bạn có nên tiếp tục không. Bạn có thể kết hợp các tùy chọn này:
| Danh mục Điều kiện | Liệt kê Điều kiện | Mô tả |
|---|---|---|
| Cuộc trò chuyện | ||
| Nhân viên được phân công | Xem xét nhân viên nào đang xử lý cuộc trò chuyện. Có thể kiểm tra xem nhân viên có tồn tại, không tồn tại, là một nhân viên cụ thể, không phải một nhân viên cụ thể, ngoại tuyến, hoặc trực tuyến. | |
| Trạng thái cuộc trò chuyện | Kiểm tra xem cuộc trò chuyện hiện đang mở hay đã đóng. Có thể kiểm tra xem trạng thái là đã mở hay đã đóng. | |
| Chủ đề | Xem xét thẻ chủ đề được gán cho cuộc trò chuyện, phân loại chủ đề của nó. Có thể kiểm tra xem chủ đề có tồn tại, không tồn tại, là một chủ đề cụ thể, hoặc không phải một chủ đề cụ thể. | |
| Tin nhắn cuối cùng từ khách hàng | Xem xét tin nhắn khách hàng gửi ngay trước tin nhắn gần đây nhất của họ. Có thể kiểm tra xem tin nhắn có chứa từ cụ thể nào, không chứa từ cụ thể nào, hoặc bắt đầu bằng từ cụ thể nào. Ví dụ: Nếu khách hàng gửi "Xin chào" rồi "Chào", "Xin chào" là tin nhắn cuối cùng. | |
| Thời gian tin nhắn cuối cùng từ khách hàng | Kiểm tra thời điểm khách hàng gửi tin nhắn gần đây nhất của họ trong cuộc trò chuyện. Có thể kiểm tra xem thời gian có trong khoảng nào, hơn một thời gian nhất định, trong giờ làm việc, hoặc ngoài giờ làm việc. | |
| Tin nhắn cuối cùng từ nhân viên | Xem xét tin nhắn nhân viên gửi ngay trước tin nhắn gần đây nhất của họ. Có thể kiểm tra xem tin nhắn có chứa từ cụ thể nào, không chứa từ cụ thể nào, hoặc bắt đầu bằng từ cụ thể nào. Ví dụ: Nếu nhân viên gửi "Đợi" rồi "Xong", "Đợi" là tin nhắn cuối cùng. | |
| Thời gian tin nhắn cuối cùng từ nhân viên | Kiểm tra thời điểm nhân viên gửi tin nhắn gần đây nhất của họ trong cuộc trò chuyện. Có thể kiểm tra xem thời gian có trong khoảng nào, hơn một thời gian nhất định, trong giờ làm việc, hoặc ngoài giờ làm việc. | |
| Tin nhắn | ||
| Nội dung tin nhắn | Xem xét tin nhắn gần đây nhất trong cuộc trò chuyện, bất kể ai gửi. Có thể kiểm tra xem tin nhắn có chứa từ cụ thể nào, không chứa từ cụ thể nào, hoặc bắt đầu bằng từ cụ thể nào. Ví dụ: Nếu khách hàng gửi "Xin chào" rồi "Chào", "Chào" là nội dung tin nhắn. | |
| Hoạt động | ||
| Thời gian kích hoạt | Xem xét thời điểm chính xác khi sự kiện Kích hoạt xảy ra để bắt đầu Quy trình. Có thể kiểm tra xem thời gian có trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc, vào một ngày cụ thể, sau một ngày, trước một ngày, hoặc từ/đến một khoảng ngày. | |
| URL hiện tại | Xem xét địa chỉ web của trang khách hàng đang xem trên site của bạn. Có thể kiểm tra xem URL có chứa từ cụ thể nào, không chứa từ cụ thể nào, hoặc bắt đầu bằng từ cụ thể nào. | |
| Kênh | ||
| Tên kênh | Xem xét kênh giao tiếp cuộc trò chuyện đang sử dụng, như email hoặc chat. Có thể kiểm tra xem kênh có phải là một kênh cụ thể hoặc không phải là một kênh cụ thể. | |
| Nền tảng tích hợp | Xem xét nền tảng được liên kết với cuộc trò chuyện, như Shopify hoặc website của bạn. Có thể kiểm tra xem nền tảng có phải là một nền tảng cụ thể hoặc không phải là một nền tảng cụ thể. | |
| Khách hàng | ||
| Nhãn khách hàng | Xem xét thẻ hoặc nhãn được gán cho khách hàng để phân loại họ. Có thể kiểm tra xem nhãn có tồn tại, không tồn tại, là một nhãn cụ thể, hoặc không phải một nhãn cụ thể. | |
| Xem xét địa chỉ email của khách hàng để khớp với các mẫu hoặc miền cụ thể. Có thể kiểm tra xem email có tồn tại, không tồn tại, chứa từ cụ thể nào, không chứa từ cụ thể nào, hoặc bắt đầu bằng từ cụ thể nào. | ||
| Ghi chú khách hàng | Xem xét các ghi chú nội bộ về khách hàng mà nhân viên đã thêm vào hồ sơ của họ. Có thể kiểm tra xem ghi chú có tồn tại, không tồn tại, chứa từ cụ thể nào, không chứa từ cụ thể nào, hoặc bắt đầu bằng từ cụ thể nào. | |
| Loại | Xem xét loại khách hàng, có thể là mới, quay lại, hoặc tiềm năng, dựa trên lịch sử của họ. Có thể kiểm tra xem loại là một loại cụ thể hoặc không phải một loại cụ thể. | |
| Quốc gia | Xem xét quốc gia của khách hàng, dựa trên vị trí hoặc chi tiết đăng ký của họ. Có thể kiểm tra xem quốc gia có tồn tại, không tồn tại, là một quốc gia cụ thể, hoặc không phải một quốc gia cụ thể. | |
| Thành phố/Thị trấn | Xem xét thành phố hoặc thị trấn của khách hàng, dựa trên chi tiết vị trí của họ. Có thể kiểm tra xem thành phố có tồn tại, không tồn tại, hoặc chứa từ cụ thể nào. | |
| Múi giờ | Xem xét múi giờ của khách hàng, dựa trên vị trí hoặc cài đặt của họ. Có thể kiểm tra xem múi giờ là một múi giờ cụ thể, không phải một múi giờ cụ thể, lớn hơn một giá trị, hoặc nhỏ hơn một giá trị. | |
| Ngôn ngữ | Xem xét ngôn ngữ mà khách hàng sử dụng trên website của bạn hoặc trong giao tiếp. Có thể kiểm tra xem ngôn ngữ là một ngôn ngữ cụ thể hoặc không phải một ngôn ngữ cụ thể. | |
| Giới tính | Xem xét giới tính của khách hàng, nếu họ đã cung cấp trong hồ sơ của mình. Có thể kiểm tra xem giới tính là một giới tính cụ thể hoặc không phải một giới tính cụ thể. | |
| Ngày sinh | Xem xét ngày sinh của khách hàng, nếu nó được ghi nhận trong hồ sơ của họ. Có thể kiểm tra xem ngày sinh có tồn tại, không tồn tại, vào một ngày cụ thể, sau một ngày, hoặc trước một ngày. | |
| Tên | Xem xét tên khách hàng từ hồ sơ của họ. Có thể kiểm tra xem tên có tồn tại, không tồn tại, chứa từ cụ thể nào, không chứa từ cụ thể nào, hoặc bắt đầu bằng từ cụ thể nào. | |
| Họ | Xem xét họ của khách hàng từ hồ sơ của họ. Có thể kiểm tra xem họ có tồn tại, không tồn tại, chứa từ cụ thể nào, không chứa từ cụ thể nào, hoặc bắt đầu bằng từ cụ thể nào. | |
| Lần đầu tiên thấy | Xem xét khoảng thời gian kể từ khi khách hàng lần đầu tiên thấy widget trò chuyện trên site của bạn. Có thể kiểm tra xem thời gian có trong khoảng nào hoặc hơn một thời gian nhất định. | |
| Lần cuối thấy | Xem xét khoảng thời gian kể từ khi khách hàng lần cuối thấy widget trò chuyện trên site của bạn. Có thể kiểm tra xem thời gian có trong khoảng nào hoặc hơn một thời gian nhất định. | |
| Lần đầu tiên liên hệ | Xem xét khoảng thời gian kể từ khi khách hàng lần đầu tiên gửi tin nhắn qua trò chuyện. Có thể kiểm tra xem thời gian có trong khoảng nào hoặc hơn một thời gian nhất định. | |
| Lần cuối liên hệ | Xem xét khoảng thời gian kể từ khi khách hàng gửi tin nhắn gần đây nhất qua trò chuyện. Có thể kiểm tra xem thời gian có trong khoảng nào hoặc hơn một thời gian nhất định. | |
| Trình duyệt | Xem xét trình duyệt web mà khách hàng đang sử dụng để truy cập website của bạn. Có thể kiểm tra xem trình duyệt có phải là một trình duyệt cụ thể hoặc không phải là một trình duyệt cụ thể. | |
| Thương mại điện tử | ||
| Giá trị đơn hàng gần đây nhất | Xem xét tổng số tiền của đơn hàng gần đây nhất của khách hàng. Có thể kiểm tra xem giá trị có tồn tại, không tồn tại, bằng, không bằng, lớn hơn, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng, hoặc nhỏ hơn hoặc bằng một số tiền cụ thể. | |
| Đơn hàng gần đây nhất | Xem xét chi tiết của đơn hàng gần đây nhất của khách hàng, như họ đã mua gì hoặc khi nào. Có thể kiểm tra xem đơn hàng có tồn tại, không tồn tại, trong một khoảng thời gian nhất định, hơn một thời gian nhất định, hoặc trong một khoảng thời gian cụ thể (từ/đến). | |
| Tổng giá trị đơn hàng | Xem xét tổng số tiền của tất cả các đơn hàng mà khách hàng đã từng đặt. Có thể kiểm tra xem giá trị có tồn tại, không tồn tại, bằng, không bằng, lớn hơn, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng, hoặc nhỏ hơn hoặc bằng một số tiền cụ thể. | |
| Giá trị giỏ hàng gần đây nhất | Xem xét tổng số tiền của các mặt hàng hiện có trong giỏ hàng của khách hàng. Có thể kiểm tra xem giá trị có tồn tại, không tồn tại, bằng, không bằng, lớn hơn, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng, hoặc nhỏ hơn hoặc bằng một số tiền cụ thể. | |
| Tần suất lịch sử đơn hàng | Xem xét tần suất mà khách hàng đã đặt hàng theo thời gian. Có thể kiểm tra xem tần suất có tồn tại, không tồn tại, bằng, không bằng, lớn hơn, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng, hoặc nhỏ hơn hoặc bằng một số cụ thể. |
4. Hành động
Khi Bộ kích hoạt, Chờ, và Điều kiện được thỏa mãn, Quy trình của bạn sẽ thực hiện các Hành động này:
| Danh mục Hành động | Liệt kê Hành động | Mô tả |
|---|---|---|
| Cuộc trò chuyện | ||
| Gửi tin nhắn | Gửi một tin nhắn tới khách hàng trong cuộc trò chuyện. Đây là một phản hồi mà hệ thống tự động gửi, thường được sử dụng trong các cuộc trò chuyện để phản hồi nhanh chóng các hành động của khách hàng. | |
| Gửi mã giảm giá | Gửi một mã giảm giá tới khách hàng để khuyến khích mua hàng hoặc thưởng cho họ. Đây là một mã mà họ có thể sử dụng để giảm giá. | |
| Gán cuộc trò chuyện cho | Giao cuộc trò chuyện cho một nhân viên cụ thể để xử lý. Nó phân công cuộc trò chuyện cho nhân viên đó để họ có thể phản hồi. | |
| Gỡ gán cuộc trò chuyện | Gỡ bỏ nhân viên hiện đang được phân công cho cuộc trò chuyện, để nó không được phân công cho nhân viên nào khác sau này. | |
| Đóng cuộc trò chuyện | Kết thúc cuộc trò chuyện, đánh dấu nó là đã hoàn thành hoặc đã giải quyết trong hệ thống để nó không còn hoạt động. | |
| Mở lại cuộc trò chuyện | Mở lại một cuộc trò chuyện đã được đóng trước đó, làm cho nó hoạt động trở lại để tiếp tục giao tiếp. | |
| Đánh dấu cuộc trò chuyện là spam | Gán nhãn cuộc trò chuyện là spam, đánh dấu nó là không mong muốn hoặc không liên quan để có thể bị bỏ qua hoặc xem xét sau. | |
| Gửi tin nhắn ghi chú | Thêm một ghi chú nội bộ vào cuộc trò chuyện mà chỉ có nhân viên mới thấy, không phải khách hàng, để giao tiếp trong nhóm. | |
| Thêm chủ đề | Thêm một thẻ chủ đề vào cuộc trò chuyện để phân loại nó, như "thanh toán" hoặc "hỗ trợ", để dễ dàng theo dõi hơn. | |
| Truy cập Website | ||
| Thêm nhãn cho khách hàng | Thêm một thẻ hoặc nhãn vào hồ sơ khách hàng để phân loại họ, như "VIP" hoặc "mới", để tổ chức tốt hơn. | |
| Gỡ bỏ nhãn khỏi khách hàng | Gỡ bỏ một thẻ hoặc nhãn khỏi hồ sơ khách hàng đã được thêm trước đó, cập nhật phân loại của họ. | |
| Thêm ghi chú khách hàng | Thêm một ghi chú nội bộ vào hồ sơ khách hàng mà chỉ có nhân viên mới thấy, để tham khảo trong tương lai về khách hàng. |
mẹo
Mẹo để Thành công
- Kiểm tra Điều kiện của bạn: Đảm bảo chúng chính xác trước khi chính thức áp dụng.
- Bắt đầu từ từ: Thử nghiệm với một vài khách hàng trước.
- Giữ cho nó đơn giản: Xây dựng các Quy trình cơ bản để làm quen với nó.
thông tin
Quy trình có sẵn trên gói TEAM. Để mở khóa tất cả các tính năng, bao gồm cả việc đếm thời gian, hãy xem gói BUSINESS!