Làm chủ hộp thư đa kênh

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn thiết lập Hộp thư đến, cho phép đội ngũ làm việc hiệu quả trên tất cả các kênh bằng cách phân phối đúng cuộc trò chuyện đến đúng người. Thực hiện theo các bước sau để nhanh chóng bắt đầu.

Tìm hiểu về Hộp thư đến

Hộp thư đến là trung tâm điều phối mọi giao tiếp với khách hàng. Sau khi các kênh (chat trực tuyến, tin nhắn trực tiếp, chat mạng xã hội, email, v.v.) được kết nối và các thành viên được mời tham gia, đã đến lúc quyết định nơi các cuộc trò chuyện đến sẽ được chuyển đến, ai sẽ xử lý chúng và tốc độ phản hồi như thế nào.

Tổ chức Hộp thư đến

Cấu trúc hộp thư đến phù hợp với quy trình làm việc của bạn.

Bộ lọc trò chuyện nhanh

Sử dụng bộ lọc và chế độ xem để đảm bảo bạn luôn tập trung vào những điều quan trọng nhất. Sắp xếp các cuộc trò chuyện theo:

• Nhân viên được phân công: Xem nhân viên nào đang xử lý từng cuộc trò chuyện.
• Nhãn khách hàng: Lọc theo loại khách hàng để theo dõi có mục tiêu.
• Chủ đề trò chuyện: Nhanh chóng tìm kiếm các cuộc trò chuyện liên quan đến chủ đề cụ thể.
• Kênh giao tiếp: Xem các cuộc trò chuyện đến từ các nguồn khác nhau.

Danh sách trò chuyện

Tại đây, bạn quản lý các cuộc trò chuyện đang diễn ra:

• Tìm kiếm: Sử dụng từ khóa để tìm tin nhắn hoặc tìm theo tên, email hoặc số điện thoại khách hàng.
• Sắp xếp: Lọc tin nhắn theo mới nhất hoặc cũ nhất.
• Trò chuyện mới: Bắt đầu cuộc trò chuyện mới để chủ động liên hệ với khách hàng.
• Thao tác nhanh: Dễ dàng đóng cuộc trò chuyện hoặc đánh dấu chưa đọc chỉ với một cú nhấp chuột.

Chi tiết trò chuyện

Khi nhấp vào một cuộc trò chuyện, bạn sẽ thấy tất cả tin nhắn trao đổi với khách hàng:

• Xem tên khách hàng và kênh họ sử dụng.
• Gắn thẻ chủ đề cho cuộc trò chuyện.
• Nhanh chóng đánh dấu cuộc trò chuyện là hoàn thành hoặc đánh dấu là spam.
• Phân công cuộc trò chuyện cho một nhân viên cụ thể.
• Khung nhập tin nhắn:
  • Gửi tin nhắn trực tiếp.
  • Thêm ghi chú riêng chỉ hiển thị cho đội ngũ của bạn.
  • Gửi câu trả lời mẫu.
  • Đính kèm tệp đa phương tiện.
  • Gửi thông tin sản phẩm từ cửa hàng của bạn để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Hồ sơ khách hàng

Nằm ở cột bên phải, phần này hiển thị thông tin quan trọng về khách hàng. Tại đây bạn có thể:

• Sắp xếp lại hoặc ẩn các trường thông tin theo nhu cầu.
• Xem chi tiết như giỏ hàng, lịch sử đơn hàng và hoạt động trình duyệt của khách hàng.

Giờ đây bạn sẽ có một Hộp thư đến được tổ chức tốt để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào từ khách hàng.